Huishoudelijk Reglement
HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE NEDERLANDSE LANDSEER ECT VERENIGING (NLV)
Artikel 1
Algemene bepalingen
1. Het Huishoudelijk Reglement van de NEDERLANDSE LANDSEER ECT VERENIGING (NLV) is een aanvulling op de statuten. Bij eventuele tegenstrijdigheden zijn de bepalingen uit de statuten bindend.
2. De NEDERLANDSE LANDSEER ECT VERENIGING (NLV) is een vereniging van fokkers en liefhebbers van de Landseer ECT en als zodanig lid van de Raad van Beheer op Kynologisch Gebied in Nederland.
3. Onder de NEDERLANDSE LANDSEER ECT VERENIGING (NLV) wordt mede verstaan een commissie en/of werkgroep die is ingesteld door de NEDERLANDSE LANDSEER ECT VERENIGING (NLV).
Artikel 2
Begripsbepaling
1. Onder de standaard wordt verstaan de door de Raad van Beheer erkende omschrijving van de kenmerken van het ras, bekend onder FCI nummer 226.
2. N.H.S.B.: het Nederlands Hondenstamboek zoals dit wordt gevoerd door de Raad van Beheer.
3. Eigenaar of mede-eigenaar: ieder die in de Nederlandse Stamboekhouding is opgenomen, òf indien de hond nog niet in de Nederlandse Stamboekhouding is opgenomen, in een door de FCI erkende buitenlandse stamboekhouding, als eigenaar of mede-eigenaar geregistreerd staat.
4. Fokker: ieder die ten tijde van de worp eigenaar is van de moederhond.
5. Daar waar in onderstaande artikelen het persoonlijk voornaamwoord "hij" en/of het bezittelijk voornaamwoord "zijn" wordt gebruikt, dient in voorkomende gevallen "zij" en/of "haar" te worden gelezen.
Artikel 3
Bestuur
1. De voorzitter wordt in functie gekozen voor een periode van drie jaar en is daarna weer herkiesbaar.
2. Bestuursleden worden benoemd voor een periode van drie jaar en zijn daarna weer herkiesbaar.
3. Het bestuur stelt, op basis van de zittingsperiode, een rooster van aftreden vast. Dat rooster moet zo worden gemaakt dat het een goed functioneren van het bestuur niet in de weg staat.
4. Mocht een bestuurslid niet herkozen worden dan wel zelf besluiten af te treden volgt een periode van twee jaar waarin de desbetreffende persoon geen bestuursfuncties mag vervullen bij de Nederlandse Landseer ECT Vereniging.
5. De bestuursverkiezing vindt plaats in de eerste Algemene vergadering van het jaar.
Taken van het bestuur
Artikel 4
Voorzitter
1. De voorzitter leidt de vergaderingen van het bestuur en van de (Bijzondere) Algemene Vergaderingen.
2. Hij regelt de volgorde van de zaken ter vergadering af te doen.
3. Hij zorgt voor de handhaving van de statuten en het huishoudelijk reglement.
4. Hij verleent het woord en heeft het recht elke spreker tot de orde te roepen of het woord te ontnemen.
5. Hij ondertekent mede de goedgekeurde notulen van alle vergaderingen van vereniging en bestuur.
6. Hij is verantwoordelijk voor de uitvoering van de besluiten genomen door de vereniging.
Artikel 5
De secretaris
1. De secretaris voert de correspondentie van de vereniging en houdt hiervan archief zowel analoog als digitaal.
2. a. hij houdt de resultaten van de bestuursvergaderingen bij in schriftelijke vorm al dan niet digitaal;
b. hij houdt de notulen van de ledenvergaderingen bij in schriftelijke vorm al dan niet digitaal;
c. hij ondertekent de vastgestelde resultaten of notulen en laat deze, na goedkeuring door het (dagelijks) bestuur, c.q. de algemene vergadering, mede ondertekenen door de voorzitter.
3. Hij houdt een in boekvorm gehouden presentielijst bij van de op de vergaderingen aanwezige leden. Deze presentielijst dient door alle op de vergadering aanwezige leden te worden ondertekend.
4. Hij houdt, schriftelijk, een introductielijst bij, waarop introducé en het introducerend lid verplicht zijn te tekenen.
5. Hij zorgt voor de verzending van alle oproepen voor bestuurs- en ledenvergaderingen al dan niet digitaal.
6. Hij stelt jaarlijks een verslag samen omtrent de toestand van de vereniging, hetwelk na goedkeuring door het bestuur in de algemene vergadering aan de orde wordt gesteld.
7. Hij dient alle correspondentie die beleidszaken betreffen mede te laten ondertekenen door de voorzitter.
8. Hij verzorgt opname in het verenigingsorgaan van:
- de resultaten van het besprokene in bestuurs- en/of commissie- of werkgroepvergaderingen,
- de notulen van de bijzondere / algemene vergaderingen,
- afschriften van de correspondentie van het secretariaat, voor zover deze correspondentie beleid- en andere belangrijke zaken betreft.
Artikel 6
De penningmeester
1. De penningmeester is verantwoordelijk voor de onder zijn berusting zijnde geldmiddelen van de vereniging en tekent de kwitanties.
2. Hij draagt zorg voor tijdige invordering van de contributies, abonnementsgelden en overige inkomsten van de vereniging.
3. Hij is belast met het op een juiste wijze bijhouden van de financiële administratie van de vereniging.
4. Hij is belast met de archivering van alle bijlagen, betaalbewijzen, kasbewijzen etc., behorende bij de financiële administratie.
5. Hij is belast met het opmaken van de begroting van de vereniging, die na goedkeuring door het bestuur, wordt voorgelegd aan de leden op de algemene vergadering.
6. De rekening en de verantwoording over de financiën, met alle bijlagen en bewijzen wordt door hem, na goedkeuring van een daartoe in de algemene vergadering door de leden aangewezen commissie (de kascontrolecommissie), ter goedkeuring voorgelegd aan de algemene vergadering.
Indien dit door de leden noodzakelijk of wenselijk wordt geacht kan, naast de kascontrolecommissie een registeraccountant worden aangetrokken ter beoordeling van de financiële administratie.
7. Voor het doen van uitgaven die de som van € 250,-- te boven gaan, en voor het aangaan van verbintenissen die de vereniging voor een bedrag tot bovengenoemde som verbinden, behoeft hij, indien niet reeds opgenomen in de door de algemene vergadering goedgekeurde begroting, de goedkeuring van het bestuur.
8. Voor het doen van de uitgaven die de som van € 750,-- te boven gaan, en voor het aangaan van verbintenissen die de vereniging voor een bedrag tot bovengenoemde som verbinden, behoeft hij, indien niet reeds opgenomen in de door de algemene vergadering goedgekeurde begroting, de goedkeuring van de algemene vergadering.
9. Voordat de penningmeester overgaat tot het betalen van facturen, dienen deze facturen eerst ter accordering te worden aangeboden aan de voorzitter.
10. Elke bestuursvergadering informeert de penningmeester d.m.v. een financieel overzicht de overige bestuursleden omtrent de stand van zaken op dat moment.
Artikel 7
Einde bestuurslidmaatschap
Ieder die ophoudt lid van het bestuur te zijn, is verplicht binnen 14 dagen na het einde van zijn bestuurslidmaatschap alle onder hem berustende verenigingsstukken of eigendommen van de vereniging behoorlijk geordend aan zijn opvolger of aan een ander daartoe door het bestuur aan te wijzen bestuurslid over te dragen. Het bestuur kan deze termijn verlengen.
Artikel 8
Voortijdig beëindigen bestuursfunctie
Elk bestuurslid dat voortijdig zijn bestuursfunctie beëindigt, is verplicht om bij de eerstvolgende algemene vergadering na het neerleggen van de functie in persoon aanwezig te zijn. De voortijdig afgetreden functionaris dient aan de algemene vergadering de redenen van zijn voortijdig aftreden persoonlijk bekend te maken en eventuele vragen van de algemene vergadering te beantwoorden.
Artikel 9
Werkgroepen
1. De leden van de werkgroep/commissies worden door het bestuur benoemd. Zij kunnen te allen tijde door het bestuur worden geschorst en ontslagen.
2. Een door het bestuur ingestelde werkgroep/commissies kan te allen tijde door het bestuur worden opgeheven.
Artikel 10
Lidmaatschap
1. Indien iemand als lid, of aspirant-lid is aangenomen, wordt daarvan uiterlijk binnen 14 dagen na de schriftelijke aanmelding, aan de belanghebbende kennis gegeven.
2. Indien iemand niet als lid, of aspirant-lid is aangenomen is het bestuur verplicht, eveneens binnen 14 dagen na de schriftelijke aanmelding, belanghebbende hiervan schriftelijk op de hoogte te stellen met daarbij de reden(en) van weigering.
3. Als lid, of aspirant-lid kunnen uitsluitend worden toegelaten :
a. zij die instemmen met, en naar vermogen mee zullen werken aan de doelstellingen van de vereniging zoals deze in de statuten zijn omschreven.
b. zij die slechts zullen overgaan tot, en medewerking zullen verlenen aan het fokken met Landseer ECT’s, indien van de desbetreffende ouderdieren aanwezig zijn de door de vereniging geaccepteerde:
- geldige stamboom voor de desbetreffende honden;
- geldige HD en ED gegevens;
- geldige uitslagen van het oogonderzoek; en,
- er voldaan is aan de overige, door de algemene vergadering geaccepteerde bepalingen.
c. Wanneer u lid word en als fokker vermeld wilt worden, dient u eerst minimaal 1 jaar gewoon lid te worden bij de vereniging. Daarna kunt u een aanvraag indienen om als fokker vermeld te worden.
4. Jongeren tot 18 jaar, behorend tot het gezin van het lid van de NEDERLANDSE LANDSEER ECT VERENIGING (NLV) mogen deelnemen aan alle evenementen van de vereniging, m.u.v. de algemene / bijzondere vergaderingen.
Artikel 11
Einde lidmaatschap
1. Zij die wensen op te houden lid te zijn van de vereniging, moeten hiervan uiterlijk 1 december van het lopende verenigingsjaar, schriftelijk of via mail kennis geven aan de secretaris.
Indien de opzegging niet op tijd heeft plaatsgevonden, is men verplicht de contributie / het abonnement over het volgende jaar te voldoen.
2. Het bestuur heeft het recht een lidmaatschap wegens wanbetaling vervallen te verklaren. Deze vervallenverklaring kan plaatsvinden door het bestuur indien, ondanks betalingsherinneringen, de jaarlijkse bijdrage (contributie) niet of niet tijdig wordt betaald. Een aldus vervallen verklaard lid kan weer tot lidmaatschap worden toegelaten indien de achterstallige bedragen zijn aangezuiverd.
3. Het bestuur kan een lid voor een royement voordragen op de algemene vergadering. Dit voorstel kan eerst in stemming worden gebracht nadat het desbetreffende lid de gelegenheid heeft gehad zich te verdedigen.
Om tot royement te komen is tweederde (2/3e) meerderheid van het aantal geldig uitgebrachte stemmen vereist. Elk royement dient binnen 8 dagen schriftelijk aan de Raad van Beheer te worden doorgegeven onder opgave van redenen van royement.
4. Zij die opgehouden hebben lid te zijn van de vereniging kunnen nimmer enige aanspraak maken op haar bezittingen.
Artikel 12
Geschillencommissie
1. Een lid, of een groep van leden als eenheid, kan in een zakelijk verschil tussen hem en het bestuur een beroep doen op de geschillencommissie.
2. Het lid (de groep leden) dient de beroepsprocedure te beginnen door middel van een schrijven aan het bestuur van de vereniging waarin hij te kennen geeft het geschil aan de geschillen commissie voor te willen leggen.
3. a. in deze brief noemt hij drie hem vertegenwoordigende leden; deze leden dienen voor akkoord te hebben getekend.
b. het bestuur noemt zijn drie vertegenwoordigers.
c. gezamenlijk wordt een zevende, neutraal, commissielid benoemd.
d. deze zeven leden vormen de geschillencommissie.
4. De zitting(en) van de commissie is (zijn) strikt besloten.
5. De commissie doet een uitspraak. Deze uitspraak is bindend en wordt schriftelijk aan beide partijen meegedeeld.
6. De commissie beslist of en in hoeverre ten aanzien van het door haar besprokene geheimhouding in acht zal worden genomen.
7. De uitspraak over het geschil is openbaar.
8. Na de uitspraak wordt de commissie ontbonden.
Artikel 13
Contributie
1. De hoogte van de contributie voor het nieuwe verenigingsjaar wordt jaarlijks op de algemene vergadering, die gehouden wordt uiterlijk 14 dagen voor het einde van het lopende verenigingsjaar, vastgesteld.
2. Zij die na 1 juli van enig jaar lid worden, betalen voor het lopende verenigingsjaar de helft van de contributie, mits zij tegelijkertijd de contributie voor het volgende verenigingsjaar betalen.
3. De contributie dient elk jaar voldaan te zijn vóór 1 februari van het desbetreffende jaar.
Artikel 14
Bestuursvergaderingen
1. Bestuursvergaderingen en vergaderingen van het dagelijks bestuur worden gehouden op tijd en plaats door de voorzitter te bepalen.
2. Bestuursvergaderingen met het voltallige bestuur worden ten minste 3 maal per jaar gehouden;
3. Daarnaast kan de voorzitter het dagelijks bestuur één maal per twee maanden voor de vergadering bijeen laten komen.
4. Indien noodzakelijk kan de voorzitter meerdere bestuursvergaderingen en/of vergaderingen van het dagelijks bestuur bijeen roepen.
5. Indien door geen van de leden van het (dagelijks) bestuur enig agendapunt voor de desbetreffende (dagelijks) bestuursvergadering is voorgesteld, vindt er geen vergadering plaats, de secretaris vermeldt dit feit in de bundel met vergaderingsverslagen.
Artikel 15
Algemene vergadering
1. Het bestuur stelt de leden ten minste 3 weken van te voren in kennis van een te houden bijzondere / algemene vergadering.
2. Bij deze kennisgeving wordt gevoegd:
- de agenda met daarop te behandelende onderwerpen;
- afschriften van correspondentie, stukken en/of beschouwingen die ten grondslag liggen aan de te behandelen onderwerpen
Indien hierboven genoemde stukken reeds zijn gepubliceerd in het verenigingsorgaan:
- per te behandelen onderwerp een verwijzing naar de desbetreffende publicatie.
3. Elk lid brengt ter vergadering 1 stem uit.
4. Stemmen per volmacht uitgesloten, behoudens het stemmen per volmacht door een huisgenoot/partner van de stemgerechtigde.
5. Alle besluiten worden genomen met een eenvoudige meerderheid van stemmen, tenzij in de statuten of het huishoudelijk reglement anders is bepaald.
6. Stemmen over personen geschiedt schriftelijk.
7. Stemmen over zaken geschiedt mondeling, tenzij de voorzitter schriftelijke stemming aanbevelenswaardig of noodzakelijk acht.
8. Leden die hun contributie voor het lopende verenigingsjaar nog niet hebben voldaan en/of nog andere openstaande posten hebben, kunnen de vergadering slechts bijwonen nadat zij alsnog ter plaatse hun financiële verplichtingen hebben voldaan.
9. Bij de buitengewone vergaderingen worden geen introducés toegelaten.
Artikel 16
Ledenvergadering: orde
De voorzitter kan een lid dat ter vergadering onfatsoenlijke taal gebruikt of zich op andere wijze misdraagt, na waarschuwing het recht ontnemen om bij het desbetreffende agendapunt of gedurende de gehele vergadering verder het woord te voeren. Bij herhaald wangedrag kan de voorzitter het lid het recht ontnemen om de vergadering verder bij te wonen.
Artikel 17
Voorstellen, amendementen en moties
1. Elk lid heeft het recht staande de vergadering voorstellen, amendementen of moties in te dienen.
2. Voorstellen worden, na toelichting door de indiener, op de agenda van de volgende buitengewone / algemene vergadering opgenomen.
3. Op voorstellen die niet op de agenda zijn opgenomen, kan geen beslissing worden genomen.
Artikel 18
Representatie
De leden wekken tegenover derden niet de indruk dat zij de vereniging representeren, tenzij zij deel uitmaken van het bestuur of door het bestuur uitdrukkelijk tot representatie zijn gemachtigd.
Artikel 19
Orgaan der vereniging
1. Het bestuur bevordert, dat ten minste 3 maal per jaar een clubblad als orgaan van de vereniging verschijnt.
2. Het bestuur benoemt zo snel als mogelijk 2 redactieleden.
3. Het bestuur bepaalt binnen de grenzen van de begroting, de omvang en vormgeving van het clubblad, na overleg met de redactiewerkgroep.
4. De redactiewerkgroep bepaalt de inhoud van het clubblad met inachtneming van het in dit artikel bepaalde. Zij beslist bij meerderheid van de stemmen over de plaatsing van artikelen en andere bijdragen.
Staken de stemmen, dan wordt geacht tot plaatsing te zijn besloten.
5. Indien de plaatsing van een door een lid ingezonden bijdrage wordt geweigerd, dan wordt de kopij binnen twee maanden na inzending aan de inzender teruggezonden onder opgave van de reden van weigering. Indien het betrokken lid zich met deze weigering niet kan verenigen, dan kan hij zich ter zake schriftelijk tot het bestuur wenden. Het bestuur neemt zo mogelijk in zijn eerstvolgende vergadering een beslissing en deelt deze schriftelijk en gemotiveerd mee aan de inzender en aan de redactiewerkgroep. Indien het bestuur alsnog tot plaatsing besluit, is de redactiewerkgroep tot plaatsing verplicht. Zij kan echter onder verwijzing naar het bepaalde in dit lid tot uitdrukking brengen, dat de plaatsing onder verantwoordelijkheid van het bestuur geschiedt.
6. In het clubblad worden in ieder geval vermeld, c.q. opgenomen:
a. de namen en adressen van de bestuursleden;
b. de door het bestuur ingestelde werkgroepen en het correspondentieadres van deze werkgroepen;
c. mededelingen van het bestuur en van de werkgroepen, waaronder o.a.: verslagen van bestuursvergaderingen, besluitenlijsten, notulen van buitengewone / algemene vergaderingen, verslagen van werkgroepen.
7. Het advertentietarief wordt door het bestuur bepaald. Het bestuur beslist omtrent de plaatsing van advertenties.
Artikel 20
Website van de vereniging
1. Het bestuur bevordert dat de website als orgaan van de vereniging verschijnt en, indien nodig, wordt bijgewerkt.
2. Het bestuur benoemt zo snel mogelijk een webredacteur.
3. Het bestuur bepaalt binnen de grenzen van de begroting, de omvang en vormgeving van de website na overleg met de websitewerkgroep.
4. De websitewerkgroep bepaalt de inhoud van de website met inachtneming van het in dit artikel bepaalde. Zij beslist bij meerderheid van de stemmen over de plaatsing van artikelen en andere bijdragen.
Staken de stemmen, dan wordt geacht tot plaatsing te zijn besloten.
5. Indien de plaatsing van een door een lid ingezonden bijdrage wordt geweigerd, dan wordt de kopij binnen twee maanden na inzending aan de inzender teruggezonden onder opgave van de reden van weigering. Indien het betrokken lid zich met deze weigering niet kan verenigen, dan kan hij zich ter zake schriftelijk tot het bestuur wenden. Het bestuur neemt zo mogelijk in zijn eerst volgende vergadering een beslissing en deelt deze schriftelijk en gemotiveerd mee aan de inzender en aan de websitewerkgroep. Indien het bestuur alsnog tot plaatsing besluit, is de websitewerkgroep tot plaatsing verplicht. Zij kan echter onder verwijzing naar het bepaalde in dit lid tot uitdrukking brengen, dat de plaatsing onder verantwoordelijkheid van het bestuur geschiedt.
6. Op de website worden in ieder geval vermeld, c.q. opgenomen:
a. de namen en adressen van de bestuursleden;
b. de door het bestuur ingestelde werkgroepen en het correspondentieadres van deze werkgroepen;
c. statuten, huishoudelijk reglement en andere regelgeving;
d. de data van de evenementen van de NEDERLANDSE LANDSEER ECT VERENIGING (NLV);
e. een up-to-date fokkers-/kennelhouderslijst;
f. foto's van Jonge Hondendag en (Kampioens)Clubmatch betreffende het lopende jaar;
g. mededelingen van het bestuur en van de werkgroepen.
7. Het advertentietarief wordt door het bestuur bepaald. Het bestuur beslist omtrent de plaatsing van advertenties.
Artikel 21
Vergoedingen
1. De leden van het bestuur genieten ten laste van de vereniging een vergoeding voor noodzakelijk gemaakte reis- en verblijfskosten.
2. De vergoeding voor reiskosten wordt gebaseerd op 21 cent per gereden kilometer.
3. De overige vergoedingen zijn gelijk aan de werkelijk gemaakte kosten.
4. De kosten moeten na het einde van elke maand schriftelijk gedeclareerd worden.
5. De penningmeester gaat niet tot uitbetaling over dan nadat de declaratie door de voorzitter is ondertekend, of, als het door de voorzitter zelf gemaakte kosten betreft, of een niet bestuurslid betreft, door een ander daarvoor het meest in aanmerking komend bestuurslid, voor akkoord mede is ondertekend.
6. Het bestuur kan bepalen, dat dit artikel ook van toepassing is op leden van werkgroepen en op anderen die ter uitvoering van een bestuursopdracht kosten hebben gemaakt.
Artikel 22
Onvoorziene gevallen
In gevallen waarin de wet, de statuten en dit reglement niet voorzien, beslist het bestuur. Over zijn beslissing legt het bestuur desgevraagd verantwoording af aan de ledenvergadering.
Aldus vastgesteld op de Algemene Vergadering d.d. 30 april 2017.